Een offerte opstellen die verkoopt: opbouw, voorbeeld en checklist

Een offerte is een bindend aanbod

Sinds het nieuwe Burgerlijk Wetboek (boek 5, van kracht sinds 1 januari 2023) staat het zwart op wit. Een aanbod is "een voorstel tot contracteren dat alle essentiële en substantiële bestanddelen omvat van het beoogde contract". Het contract komt tot stand zodra de klant het aanvaardt. Een offerte met een duidelijke omschrijving en een prijs is zo'n aanbod.

Het aanbod bindt je voor de termijn die je zelf vermeldt, of anders voor een redelijke termijn. Zet daarom altijd een datum "geldig tot" op je offerte. Zo kan een klant niet na een half jaar een oude prijs komen opeisen.

De opbouw

1. De intro herhaalt de vraag van de klant. Wie zich begrepen voelt, leest verder.
2. De aanpak deelt het werk op in fasen. Elke fase heeft een duidelijk resultaat.
3. De prijs staat per fase, met het prijsmodel erbij: vaste prijs, in regie of per maand. Een klant ziet zo wat vastligt en wat kan bewegen. Meer daarover in regie of vaste prijs.
4. De planning geeft een realistische timing, liefst met mijlpalen.
5. De voorwaarden bevatten de betalingstermijnen, de geldigheid, en je algemene voorwaarden.
6. Het akkoord maakt het makkelijk om ja te zeggen: een knop om online te tekenen werkt beter dan "print, teken en scan".

Een voorbeeld

Een bakkerij vraagt een website waar klanten online taarten bestellen. De offerte deelt het werk in twee mappen. "Website met bestelmodule" aan vaste prijs, met daaronder analyse en ontwerp, en de ontwikkeling, elk met uren maal tarief per rol. En "Onderhoud en hosting" als abonnement per jaar. Onderaan staan apart het eenmalige bedrag en het terugkerende bedrag per jaar. Precies dit voorbeeld kan je zelf opbouwen in de rondleiding.

Algemene voorwaarden en handtekening

Algemene voorwaarden maken pas deel uit van het contract als de klant de mogelijkheid had om er effectief kennis van te nemen, en ze aanvaard heeft (artikel 5.23 van het Burgerlijk Wetboek). Voorwaarden die pas achteraan op de factuur staan, komen te laat. Neem ze dus op in de offerte zelf, of verwijs er duidelijk naar. Volgens het Hof van Cassatie kan een hyperlink in een schriftelijk contract volstaan.

Wees voorzichtig met bedingen die alleen jou voordeel geven. Tussen ondernemingen staan sommige op een zwarte of grijze lijst van onrechtmatige bedingen, zoals het recht om zonder geldige reden eenzijdig de prijs te wijzigen.

Een elektronische handtekening is tussen ondernemingen in principe geldig. Een eenvoudige handtekening, zoals een naam en een getekende handtekening op een scherm, heeft minder bewijskracht dan een gekwalificeerde handtekening met eID. Voor de meeste B2B-offertes volstaat ze ruim, zeker als je bijhoudt wie wanneer tekende.

Checklist voor je volgende offerte

1. Je bedrijfsgegevens en die van de klant, met ondernemingsnummer.
2. De vraag van de klant, in zijn woorden.
3. De aanpak per fase, met het resultaat van elke fase.
4. Per fase het prijsmodel en het bedrag, met de tarieven voor regie en meerwerk.
5. Wat er niet in de prijs zit.
6. De planning en de betalingstermijnen.
7. Een datum "geldig tot".
8. Je algemene voorwaarden, in de offerte of met een duidelijke verwijzing.
9. Een eenvoudige manier om te aanvaarden.

Veelgestelde vragen

Maxim Daels

Zaakvoerder van Aziri, dat software en advies levert aan bedrijven en zelf in projecten werkt, in regie en aan vaste prijs. Hippo is het platform dat Aziri daarvoor bouwde.