Demo aanvragen

Kennis · Facturatie

Nacalculatie: betekenis, voorbeeld en een factuur die je klant begrijpt

Nacalculatie heeft twee betekenissen. Je factureert achteraf wat je werkelijk gepresteerd hebt, of je legt achteraf je offerte naast de werkelijke uren om ervan te leren. Zo pak je allebei aan, met een uitgewerkt voorbeeld per fase.

Maxim Daels, Aziri · · 6 minuten lezen

In het kort

  • Nacalculatie is een berekening achteraf: wat heeft een opdracht werkelijk gekost?
  • In de facturatie betekent het factureren op basis van de werkelijke uren, tegen een afgesproken tarief. In België zeg je ook: werken in regie.
  • Als evaluatie leg je je voorcalculatie naast de werkelijke uren, per fase, en stel je je volgende offerte bij.
  • Een goede nacalculatiefactuur toont per onderdeel de uren en het tarief, met een urenoverzicht als bijlage.

De twee betekenissen

Het woord zegt het zelf: je calculeert na. De vereniging voor inkoopprofessionals NEVI omschrijft het als "een berekening achteraf", waarin je berekent wat een geleverde dienst werkelijk kostte. In de praktijk van een studiebureau of een adviesbureau gebruik je het woord op twee manieren.

Betekenis 1 · facturatieFactureren wat je werkelijk deedDe klant betaalt de gepresteerde uren tegen het afgesproken tarief. Vooraf ligt alleen een raming vast.
Betekenis 2 · evaluatieJe offerte toetsen aan de werkelijkheidNa afloop zet je de geraamde uren naast de geboekte, per fase. Het verschil zegt hoe je de volgende keer rekent.

De twee gaan goed samen. Wie in regie factureert, heeft de werkelijke uren toch al nodig voor de factuur. Wie aan vaste prijs werkt, factureert het afgesproken bedrag, maar heeft de nacalculatie net zo hard nodig om te weten of het project rendeerde.

Factureren op nacalculatie

Factureren op nacalculatie is wat we in Vlaanderen meestal werken in regie noemen. Je spreekt een uurtarief af, eventueel per profiel, en je factureert periodiek de uren die erop gepresteerd zijn. Wanneer je beter regie kiest en wanneer een vaste prijs, lees je in ons artikel over regie of vaste prijs.

Ook de overheid kent dit model. In de regels voor overheidsopdrachten heet het een opdracht tegen prijslijst: de eenheidsprijzen liggen vast, en de posten worden verrekend "op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden". Voor een ingenieursbureau dat voor een gemeente rekent, is dat dus vertrouwd terrein.

Het risico van nacalculatie zit bij de klant. Daarom wil hij zien waarvoor hij betaalt. Hoe duidelijker je factuur, hoe minder vragen je krijgt en hoe sneller je betaald wordt.

Een voorbeeld per fase

Neem een stabiliteitsstudie voor een nieuwbouw. Het bureau raamde in de offerte 106 uur tegen € 95 per uur, of € 10.070. Na de oplevering staan er 118 uur geboekt.

FaseOfferteGeboektVerschilIn euro
Voorontwerp16 u14 u−2 u−€ 190
Berekeningen40 u52 u+12 u+€ 1.140
Uitvoerings­plannen30 u34 u+4 u+€ 380
Werfopvolging20 u18 u−2 u−€ 190
Totaal106 u118 u+12 u+€ 1.140

Over het geheel is het project 11 procent duurder uitgevallen dan geraamd. Werkte het bureau in regie, dan betaalt de klant € 11.210, mits de raming geen plafond was. Werkte het aan vaste prijs, dan blijft de factuur € 10.070 en neemt het bureau de € 1.140 zelf voor zijn rekening.

Het totaal vertelt maar de helft. Twee fasen bleven onder de raming, twee gingen erover. Precies die spreiding maakt de nacalculatie per fase waardevol.

Wat je eruit leert

Kijk naar elke afwijking en vraag waarom. In het voorbeeld liepen de berekeningen 30 procent uit. Was dat een te krappe raming, of veranderde het ontwerp van de architect halverwege? Het eerste los je op in je volgende offerte. Het tweede is meerwerk, en dat had je moeten melden voor je eraan begon.

  • Systematisch over in dezelfde fase? Verhoog je standaardraming voor die fase in je volgende offerte.
  • Over door wijzigingen van de klant? Spreek vooraf af hoe je meerwerk aanrekent, en volg het op een aparte lijn op.
  • Onder de raming? Goed nieuws bij een vaste prijs. Bij regie kan je scherper offreren en zo vaker winnen.
  • Veel interne uren op een project? Kijk of overleg en administratie in je tarief zitten.
  1. VoorcalculatieUren per fase en tarief in je offerte
  2. Uren boekenOp de fase waar het werk thuishoort
  3. NacalculatieGeraamd naast geboekt, per fase
  4. Volgende offerteRamingen bijgesteld waar het nodig is

Dit werkt alleen als de uren op het juiste onderdeel geboekt worden. Uren die op één grote hoop "project" staan, vertellen je niets over de fasen. Hoe je zo'n offerte per fase opbouwt, lees je in ons artikel over offertes opstellen.

Een factuur die je klant begrijpt

Een btw-factuur moet in België onder meer de gebruikelijke benaming van de verstrekte diensten vermelden, "hun hoeveelheid alsook het voorwerp van de diensten", en de eenheidsprijs. Bij nacalculatie zijn dat de uren, het tarief en waarvoor ze gepresteerd zijn. Een enkele regel "Erelonen september" zegt je klant weinig, en roept vragen op.

Zo bouw je een nacalculatiefactuur op die vragen voorkomt:

  1. Een regel per onderdeel van je offerte, zoals "Berekeningen", met de structuur van je offerte als kop erboven. Zo herkent je klant zijn eigen opdracht.
  2. Per regel het aantal uren en het tarief. Werk je met profielen, zoals ingenieur en tekenaar, dan krijgt elk tarief een eigen regel.
  3. De prestatieperiode, zodat duidelijk is welke maand je factureert.
  4. Een urenoverzicht als bijlage, met per registratie de datum, de medewerker en een korte beschrijving.

Laat de uren ook nalezen voor ze op de factuur komen. Een projectleider die de week overloopt, ziet sneller een boeking op het verkeerde project dan je klant. Dat bespaart je creditnota's.

Zo doe je dit in Hippo

Van geboekt uur tot factuur, met de uren erachter

In Hippo wordt een offerte na de handtekening een project met budgetlijnen, elk met een prijsmodel. Kies je nacalculatie, dan boekt je team zijn uren op die budgetlijnen, elk met een tariefsoort. Bij elke registratie zie je hoeveel er van die budgetlijn over is. De projectleider keurt de uren goed of stuurt ze terug met een reden, en alleen goedgekeurde uren komen op een factuur.

Goedgekeurde uren verschijnen in Te factureren als soort "Nacalculatie", naast termijnen en abonnementen. Je vinkt aan en maakt in één keer conceptfacturen. Elke factuurregel komt overeen met een budgetlijn en een tarief, met de structuur van je offerte als kop. Op de PDF gaat een detailoverzicht van de gepresteerde uren mee, en in het klantportaal klikt je klant door tot op de uren achter elke regel.

Voor de nacalculatie als evaluatie toont het budget van een project per lijn en per fase het verbruik naast het budget, in uren en in euro. Wat over het budget gaat, kleurt rood.

  • Uren op een budgetlijn, met een tariefsoort. Meer over urenregistratie in Hippo.
  • Goedkeuren vóór facturatie, met een reden bij terugsturen.
  • Urenoverzicht als bijlage op de PDF, en de uren per regel in het portaal. Meer over facturatie in Hippo.
  • Verbruik naast budget, per lijn en per fase van je project.

Hippo is gebouwd voor bureaus die zo werken, van ingenieurs- en studiebureaus tot consultancy- en adviesbureaus.

Probeer het zelf

Keur in de rondleiding zelf uren goed, zie ze in Te factureren verschijnen en maak er een conceptfactuur van. Zonder account.

Start de rondleiding

Veelgestelde vragen

Wat is de betekenis van nacalculatie?
Nacalculatie is een berekening achteraf van wat een opdracht werkelijk kostte. Het woord wordt gebruikt voor factureren op basis van de werkelijke uren, en voor het vergelijken van je raming met de werkelijke uren na afloop.
Wat is het verschil tussen voorcalculatie en nacalculatie?
De voorcalculatie maak je vooraf: de geraamde uren en kosten in je offerte. De nacalculatie maak je achteraf, met de uren die werkelijk geboekt zijn. Het verschil tussen de twee toont waar je raming niet klopte.
Is nacalculatie hetzelfde als werken in regie?
In de facturatie wel. Factureren op nacalculatie en werken in regie betekenen allebei dat je de werkelijk gepresteerde uren factureert tegen een afgesproken tarief.
Wat zet ik op een nacalculatiefactuur?
Per onderdeel van de opdracht het aantal uren, het tarief en het bedrag, de prestatieperiode, en liefst een urenoverzicht met per registratie de datum, de medewerker en een beschrijving. De gewone btw-vermeldingen gelden ook.
Maak ik ook een nacalculatie bij een vaste prijs?
Ja. Je factureert het afgesproken bedrag, maar door de geboekte uren naast je raming te leggen, zie je of het project rendeerde en hoe je de volgende offerte beter raamt.
Maxim Daels

Maxim Daels

Zaakvoerder van Aziri, dat software en advies levert aan bedrijven en zelf in projecten werkt, in regie en aan vaste prijs. Hippo is het platform dat Aziri daarvoor bouwde.

Bronnen, gecontroleerd op 4 oktober 2026

  1. NEVI, "Nacalculatie", maart 2017. nevi.nl
  2. Koninklijk besluit van 18 april 2017 plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, artikel 2, 4° (opdracht tegen prijslijst). etaamb.openjustice.be
  3. Koninklijk besluit van 19 december 2012 tot wijziging van het koninklijk besluit nr. 1 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de btw, artikel 5, § 1 (vermeldingen op de factuur). etaamb.openjustice.be

Het voorbeeld is verzonnen en dient als illustratie. Dit artikel is informatie, geen fiscaal of juridisch advies.

Nacalculatie zonder rekenwerk

Uren die vanzelf een duidelijke factuur worden?

In een demo tonen we hoe je team in Hippo uren boekt op de fasen van je offerte, hoe ze goedgekeurd op een factuur komen en hoe je achteraf ziet welke fase uitliep.

Demo aanvragenFacturatie in Hippo