Kennis · Facturatie
Voorschotfactuur: met of zonder btw, en hoe je het voorschot verrekent
Een voorschot vragen bij de start van een project is gezond voor je kas. Maar wanneer moet je de btw op dat voorschot betalen, moet er btw op de factuur, en hoe trek je het voorschot later af? Zo zit het in België, en zo hou je het eenvoudig met termijnen.
Stand van zaken op 4 oktober 2026. De regels over het tijdstip waarop btw opeisbaar wordt, gelden in deze vorm sinds 1 januari 2016. De FOD Financiën lichtte ze toe in circulaire 2019/C/65. Dit artikel gaat over diensten tussen Belgische ondernemingen. Voor particulieren en klanten in het buitenland gelden andere regels.
In het kort
- Een voorschotfactuur is een factuur voor een deel van de prijs, uitgereikt voor je dienst klaar is.
- De btw wordt opeisbaar op de datum van de factuur, of bij ontvangst van de betaling als die eerst komt. Wat eerst gebeurt, telt.
- Een factuur aan een Belgische onderneming vermeldt altijd btw. Wil je de btw niet voorschieten, vraag het voorschot dan met een betalingsverzoek en factureer na ontvangst, uiterlijk de 15de van de maand erna.
- Wie in termijnen factureert, maakt van elk deel een gewone factuur met zijn eigen btw. Aan het einde valt er niets te verrekenen.
Wat een voorschotfactuur is
Een voorschot is een deel van de prijs dat je klant betaalt voor je het werk hebt afgerond. Bij een website, een huisstijl of een verbouwingsdossier is dat gangbaar: 30 procent bij de start is een veelgebruikte afspraak. Het beschermt je tegen een klant die afhaakt, en je hoeft maanden werk niet zelf te financieren.
De voorschotfactuur is de factuur waarmee je dat bedrag vraagt. Voor de btw is het een gewone factuur, met alle verplichte vermeldingen. Er is maar één bijzonderheid: de dienst is nog niet verricht. Daarom is de vraag wanneer de btw verschuldigd is belangrijker dan bij een gewone factuur.
Wanneer de btw opeisbaar wordt
Bij een dienst tussen ondernemingen wordt de btw opeisbaar op het eerste van deze drie momenten (artikel 22bis van het btw-wetboek):
- De datum van de factuur. Reik je een voorschotfactuur uit op 1 september, dan hoort de btw in je aangifte van september, ook als je klant pas in oktober betaalt.
- De ontvangst van de betaling, als je klant betaalt voor je hebt gefactureerd. De btw is dan opeisbaar over het ontvangen bedrag, op de dag dat het op je rekening staat.
- De 15de van de maand na de voltooiing van de dienst, als je te laat of niet factureert. Dat is de uiterste datum.
Voor je klant werkt het in spiegelbeeld. Zijn recht op aftrek ontstaat op hetzelfde moment dat de btw voor jou opeisbaar wordt. Een voorschotfactuur met btw kan hij dus meteen in zijn aangifte opnemen.
Ontvang je een voorschot zonder dat je al gefactureerd hebt, dan moet je er een factuur voor uitreiken. De FOD Financiën geeft daarvoor dezelfde termijn als voor elke factuur: uiterlijk de 15de dag van de maand na de maand waarin de btw opeisbaar werd. Verschilt de datum van de betaling van die van de factuur, dan vermeld je beide op de factuur.
Met of zonder btw?
Stuur je een factuur aan een Belgische onderneming, dan staat er btw op, ook als het om een voorschot gaat. De vraag is eigenlijk welk document je stuurt:
| Je stuurt | Btw opeisbaar | Gevolg |
|---|---|---|
| Een voorschotfactuur met btw | Op de factuurdatum | Je geeft de btw aan, ook als je klant nog niet betaalde. Je klant kan ze meteen aftrekken. |
| Een betalingsverzoek zonder btw | Bij ontvangst van de betaling | Je schiet geen btw voor. Na de betaling reik je de factuur uit, uiterlijk de 15de van de maand erna. |
Een betalingsverzoek is dus geen factuur. Het noemt het bedrag en de rekening, en je klant kan er geen btw mee aftrekken. Het loont vooral bij een klant die traag betaalt. Betaalt je klant meestal op tijd, dan is de voorschotfactuur met btw het eenvoudigst. Ook die factuur gaat naar een Belgische onderneming als e-factuur via Peppol, zoals je leest in ons artikel over Peppol.
Het voorschot verrekenen op de eindfactuur
Heb je een voorschot gefactureerd, dan trek je het op de eindfactuur af. De gangbare manier: je zet de volledige prijs op de factuur, trekt het gefactureerde voorschot exclusief btw af, en rekent btw op wat overblijft.
| Eindfactuur | Bedrag |
|---|---|
| Website en webshop, volgens offerte | € 24.000,00 |
| Min voorschot, factuur van 1 september | − € 7.200,00 |
| Maatstaf van heffing | € 16.800,00 |
| Btw 21 procent | € 3.528,00 |
| Te betalen | € 20.328,00 |
Verwijs op de eindfactuur naar het nummer van de voorschotfactuur. Zo ziet je klant, en later je boekhouder, dat de btw op het voorschot al eerder werd aangegeven.
Factureren in termijnen, zonder verrekening
Bij een project aan vaste prijs kan het eenvoudiger. Je spreekt in de offerte af in welke termijnen je factureert: een voorschot bij de start, een deel na een mijlpaal, het saldo bij de oplevering. Elke termijn wordt een gewone factuur met zijn eigen bedrag en zijn eigen btw. De laatste is geen eindfactuur die alles herrekent, het is gewoon het laatste deel.
- 1 september · startVoorschot bij start30%
- Excl. btw
- € 7.200
- Btw 21%
- € 1.512
- Factuur
- € 8.712
- 15 oktober · mijlpaalOntwerp goedgekeurd40%
- Excl. btw
- € 9.600
- Btw 21%
- € 2.016
- Factuur
- € 11.616
- 15 december · opleveringSaldo bij oplevering30%
- Excl. btw
- € 7.200
- Btw 21%
- € 1.512
- Factuur
- € 8.712
Het voordeel zit in de opvolging. Je klant weet vooraf wanneer welk bedrag komt, en jij ziet in je planning wanneer er geld binnenkomt. Twijfel je nog tussen een vaste prijs en factureren op uren, lees dan regie of vaste prijs.
Zo doe je dit in Hippo
Betaaltermijnen die vanzelf klaarstaan
In Hippo werk je een vaste prijs uit met betaaltermijnen. Zodra je een goedgekeurde offerte omzet naar een project, stel je per fase de termijnen in: een naam, een percentage of een bedrag, en een factuurdatum. Dekken de termijnen het afgesproken bedrag nog niet, dan toont Hippo hoeveel er nog niet ingepland is, en in het projectenoverzicht staat de fase op "nog in te stellen".
Op de factuurdatum staat de termijn klaar in Te factureren, naast je goedgekeurde uren en je abonnementen. Je vinkt hem aan en maakt de factuur op. Op de factuur staat de naam van de termijn, zoals "Voorschot bij start", met het afgesproken bedrag. De termijn gaat dan van Gepland naar Gefactureerd, zodat hij nooit twee keer op een factuur komt.
- Termijnen per fase, met een naam, een percentage of bedrag en een factuurdatum.
- Controle op het totaal: je ziet meteen wat nog niet ingepland is.
- Op tijd in Te factureren, samen met uren, abonnementen en licenties.
- Status per termijn: Gepland of Gefactureerd. Meer over facturatie in Hippo.
Architecten verdelen zo hun ereloon over de fasen van een opdracht, lees je op Hippo voor architecten. Designbureaus vragen een voorschot bij de start en de rest bij de oplevering, zie Hippo voor designbureaus.
Probeer het zelf
Zet in de rondleiding een getekende offerte om naar een project en stel zelf een betaaltermijn in, zoals een voorschot bij de start. Zonder account.
Veelgestelde vragen
Moet er btw op een voorschotfactuur?
Wanneer moet ik de btw op een voorschot betalen?
Hoe snel moet ik een ontvangen voorschot factureren?
Hoe verreken ik het voorschot op de eindfactuur?
Wat is het verschil tussen een voorschot en factureren in schijven?
Maxim Daels
Zaakvoerder van Aziri, dat software en advies levert aan bedrijven en zelf in projecten werkt, in regie en aan vaste prijs. Hippo is het platform dat Aziri daarvoor bouwde.
Bronnen, gecontroleerd op 4 oktober 2026
- FOD Financiën, circulaire 2019/C/65 inzake de opeisbaarheid van btw, 9 juli 2019, randnummers 6 tot 8, 27 en 90 tot 99. Te raadplegen in Fisconetplus
- FOD Financiën, "Boekhouding en facturering", over de factureringsplicht en het tijdstip van de factuur. financien.belgium.be
- Wet van 6 december 2015 tot wijziging van het btw-wetboek met betrekking tot de opeisbaarheid van de belasting, Belgisch Staatsblad van 17 december 2015, zoals besproken in de circulaire hierboven.
Het voorbeeld van de eindfactuur en het betalingsverzoek beschrijven gangbare praktijk. Dit artikel is informatie, geen fiscaal advies. Voor je eigen situatie kijk je best samen met je boekhouder.
Vaste prijs in termijnen
Voorschot en saldo op tijd gefactureerd?
In een demo tonen we hoe je in Hippo een getekende offerte omzet naar een project met betaaltermijnen, en hoe elke termijn op zijn datum klaarstaat om te factureren en via Peppol te versturen.