Kennis · Personeel en uren
Capaciteitsplanning maken voor je bureau, met rekenvoorbeeld
Heb je volgende maand genoeg mensen voor wat je verkocht hebt? Een capaciteitsplanning legt je beschikbare uren naast de vraag, per rol. Zo zie je op tijd waar het knelt, en weet je wanneer je een freelancer inschakelt of iemand aanwerft.
In het kort
- Capaciteit = contracturen min feestdagen, verlof en intern werk. Van een voltijdse week van 38 uur blijft voor projecten zo'n twee derde over.
- Vraag = verkochte uren uit getekende offertes en lopende projecten, plus een gewogen deel van je pijplijn.
- Plan per rol. Een team dat in totaal uren over heeft, kan bij de developers toch een tekort hebben.
- Blijft een rol drie maanden boven 100 procent bezetting, dan is het tijd voor een freelancer of een aanwerving.
Wat een capaciteitsplanning is
Een capaciteitsplanning, of resourceplanning, vergelijkt twee getallen: de uren die je team kan werken en de uren die je klanten van je verwachten. Je maakt ze per week of per maand, en per rol. Het verschil toont of je mensen overbelast raken en of je nog werk kan aannemen.
Stap 1: je beschikbare uren
Je vertrekt van de contracturen. In België is de wekelijkse arbeidsduur sinds 2003 hoogstens 38 uur, verdeeld volgens het werkrooster van elke medewerker. Daar gaan drie dingen af.
- Feestdagen. België telt 10 wettelijke feestdagen. Valt er een op een zondag of een andere inactiviteitsdag, dan vervang je hem door een gewone werkdag. In 2026 geldt dat voor 15 augustus en 1 november.
- Verlof. Een voltijdse bediende in een vijfdagenweek heeft recht op 20 dagen wettelijke vakantie, of vier weken in elk regime. Tel daar ADV, extralegaal verlof en opleidingen bij. Reken met het verlof dat die maand echt gepland is.
- Intern werk. Overleg, offertes, administratie en opleiding vragen tijd die geen klant betaalt. Hoeveel, verschilt per rol. Een projectleider besteedt er veel meer tijd aan dan een developer.
- 1.984 uContracturen, 261 werkdagen
- − 76 u10 feestdagen
- − 152 u20 dagen wettelijk verlof
- − 440 uIntern werk, een kwart
- 1.315 uBeschikbaar voor projecten
Stap 2: de vraag uit offertes en projecten
Aan de andere kant staan de uren die je verkocht hebt. Haal ze uit drie bronnen:
- Lopende projecten: het budget dat nog open staat, verdeeld over de weken tot de deadline.
- Getekende offertes die nog moeten starten. De uren per rol staan in je offerte, als je die per rol opbouwt. Hoe je dat doet, lees je in ons artikel over offertes.
- Je pijplijn: offertes die nog niet getekend zijn. Tel ze gewogen mee, uren maal de kans dat je de deal binnenhaalt.
Heb je vaste uren per maand voor onderhoud of support, tel die dan elke maand mee.
Rekenvoorbeeld: een team van zes in november
Een bureau met twee developers, twee designers en twee projectleiders. Een van de designers werkt vier vijfde, met vrijdag vrij. November 2026 telt 21 weekdagen. Woensdag 11 november is een feestdag. 1 november valt op een zondag, en zonder andere afspraak is maandag 2 november de vervangdag. Er blijven 19 werkdagen over, of 144,4 uur voor een voltijdse medewerker.
| Rol | Contract | Verlof | Intern | Beschikbaar |
|---|---|---|---|---|
| Development | 288,8 | 38 | 40 | 210,8 |
| Design | 258,4 | 0 | 40 | 218,4 |
| Projectleiding | 288,8 | 15,2 | 120 | 153,6 |
| Team | 836 | 53,2 | 200 | 582,8 |
Het verlof: een week vakantie voor een developer, twee dagen voor een projectleider. Daartegenover staan de verkochte uren voor november:
| Rol | Beschikbaar | Verkocht | Saldo | Bezetting |
|---|---|---|---|---|
| Development | 210,8 | 240 | − 29,2 | 114 % |
| Design | 218,4 | 170 | + 48,4 | 78 % |
| Projectleiding | 153,6 | 140 | + 13,6 | 91 % |
| Team | 582,8 | 550 | + 32,8 | 94 % |
Op teamniveau is er 33 uur over. Wie alleen dat totaal bekijkt, neemt gerust nog een project aan. Per rol zie je iets anders: de developers komen 29 uur tekort, en de designers hebben er 48 over. Komt er in de pijplijn een deal met 60 uur development en een kans van 50 procent, dan stijgt de bezetting van development naar 128 procent.
Probeer het zelf
In stap 7 van de rondleiding boek je uren op een budgetlijn en zie je meteen hoeveel er nog in het budget zit. Zonder account.
Onder- of overbezet: bijsturen of aanwerven
Een tekort van één maand los je anders op dan een structureel tekort. Zo pak je het aan:
- Eerst schuiven. Verplaats werk met een latere deadline, of laat een designer front-end oppakken als hij dat kan. Bespreek een nieuwe opleverdatum op tijd met de klant.
- Een freelancer bij een piek. Duurt het tekort enkele weken, dan is een freelancer de snelste oplossing. Reken zijn tarief tegen je verkoopprijs, zodat je marge niet verdwijnt.
- Aanwerven bij een trend. Ligt een rol drie maanden na elkaar boven 100 procent, en blijft je pijplijn gevuld, dan is een aanwerving meestal goedkoper dan blijvend freelancers. Reken op een paar maanden inwerktijd.
- Onderbezetting benutten. Heeft een rol uren over, plan dan intern werk, opleiding of acquisitie. Of geef sales een seintje om op die rol te verkopen.
Hoeveel uren een rol gezond declarabel is, verschilt sterk. Normen per rol vind je in declarabiliteit berekenen.
Waarom een capaciteitsplanning in Excel breekt
Bijna elk bureau begint met een spreadsheet: een rij per medewerker, een kolom per week. Tot het team groeit. Dan loopt het op vier plaatsen mis:
- Het verlof staat ergens anders. Het blad toont een volle week voor iemand die op reis is.
- Het budget staat ook ergens anders. Je plant 30 uur op een fase waar er nog 12 in het budget zitten, en merkt het pas bij de factuur.
- Plan en werkelijkheid lopen uit elkaar. De geregistreerde uren komen niet terug in het blad.
- Eén persoon houdt het bij. Is die met verlof, dan plant niemand.
Zo doe je dit in Hippo
Plannen op budget, met het verlof erin
In Hippo heeft elke medewerker een weekrooster met zijn uren per weekdag. Het planbord trekt daar de feestdagen en het goedgekeurde verlof van af, en toont per dag hoeveel uren iemand nog vrij heeft. Je sleept een budgetregel uit een project naar de dag van een medewerker. Het blok vult de vrije uren van die dag, en je past ze aan met een klik.
Rechts kies je een project en zie je zijn fasen en budgetregels, elk met de uren die er nog in zitten. Een budgetregel komt uit je getekende offerte, zodat je plant met de uren die je verkocht hebt. Gepland werk reserveert dat budget. Vult de medewerker zijn uren in, dan kleurt het blok donkerder, en zie je plan en werkelijkheid naast elkaar.
- Planbord per week, met een filter op functie om per rol te plannen.
- Vrije uren per dag, uit het weekrooster min feestdagen en verlof.
- Budget dat meeloopt: per budgetregel zie je wat er nog in zit.
- Declarabiliteit per medewerker in de rapporten. Meer over uren en planning in Hippo.
Werkt je bureau in engineering of marketing? Lees hoe Hippo werkt voor ingenieursbureaus en marketingbureaus.
Veelgestelde vragen
Hoe maak ik een capaciteitsplanning?
Wat is het verschil tussen capaciteitsplanning en resourceplanning?
Hoeveel uren is een voltijdse medewerker beschikbaar?
Hoe registreer ik verlof zodat het in de planning meetelt?
Wanneer werf ik iemand aan in plaats van een freelancer?
Maxim Daels
Zaakvoerder van Aziri, dat software en advies levert aan bedrijven en zelf in projecten werkt, in regie en aan vaste prijs. Hippo is het platform dat Aziri daarvoor bouwde.
Bronnen, gecontroleerd op 4 oktober 2026
- FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, "Feestdagen". werk.belgie.be
- FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, "Minimumduur van de jaarlijkse doorbetaalde vakantie". werk.belgie.be
- Rijksdienst voor Jaarlijkse Vakantie, "Berekening vakantiedagen". rjv.fgov.be
- FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, "Arbeidsduur en vermindering van arbeidsduur". werk.belgie.be
Het rekenvoorbeeld, het aandeel intern werk en de vuistregel van drie maanden boven 100 procent zijn eigen schattingen.
Van offerte tot planbord
Zien wie volgende week nog uren vrij heeft?
In een demo tonen we hoe je in Hippo plant op de uren uit je offertes, met het verlof en de feestdagen erin, en hoe je per medewerker de declarabiliteit opvolgt.