Notulen maken met AI: van klantgesprek tot verslag met actiepunten

Hoe notulen maken met AI werkt

Achter "notulen laten maken door AI" zitten eigenlijk twee diensten. Een notulist neemt het gesprek op en zet het om in tekst, met wie wat zei. Een taalmodel leest dat transcript en schrijft er een verslag uit. Bij een online vergadering schuift de notulist mee aan als deelnemer. Bij een gesprek aan tafel neem je op met je telefoon en laad je het bestand achteraf op.

Het verslag zelf is pas het begin. De echte winst zit in wat erna komt: actiepunten die werk worden, en een dossier waar je collega's het gesprek terugvinden zonder het transcript van een uur te lezen.

Wat een goed verslag bevat

Een AI-verslag dat het hele gesprek in vijf alinea's navertelt, leest niemand. Een goed verslag van een klantgesprek is kort en volgt altijd dezelfde vorm:

• Een samenvatting van drie tot vijf zinnen: waar ging het over.
• De beslissingen: wat is er afgesproken, en wat schuift op. Juist daarover ontstaat later discussie, zeker bij extra werk. Of dat meerwerk in regie loopt of in de vaste prijs zit, lees je in regie of vaste prijs.
• De actiepunten, elk met wie het opneemt: jouw team of de klant.
• Open vragen die nog een antwoord nodig hebben.
• De volgende afspraak, met datum en wie erbij is.

Een verkoopgesprek vraagt andere velden: wat de klant stoort, wat er over budget en timing gezegd is, welke bezwaren er vielen en wat de volgende stap is. Dat is precies de input die je nodig hebt om een offerte op te stellen die aansluit bij wat de klant vroeg.

Valkuilen: lees altijd na

Een taalmodel schrijft vlot, en dat maakt fouten verraderlijk. Ze staan er net zo overtuigend als de rest. Let vooral op deze vier:

• Namen. Eigennamen van mensen, bedrijven en producten worden vaak verkeerd uitgeschreven, zeker bij dialect of een slechte verbinding.
• Cijfers en data. "Vijftien" en "vijftig" klinken bijna hetzelfde. Controleer elk bedrag, aantal en elke deadline.
• Wie wat doet. Een "dat bekijken we nog" wordt soms een harde belofte. Kijk of elk actiepunt bij de juiste partij staat.
• Wat er niet gezegd is. Een model kan een gat opvullen met iets dat logisch klinkt. Een goed verslag zegt dan "niet besproken" in plaats van iets te verzinnen.

Het helpt als elk actiepunt de zin uit het gesprek meekrijgt waar het op steunt. Dan zie je in één oogopslag of het klopt, zonder het transcript te openen.

Toestemming, AVG en de AI-verordening

Vraag iedereen om akkoord

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) wijst erop dat het opnemen van elektronische gesprekken, zoals een telefoon- of videogesprek, volgens artikel 124 van de wet betreffende de elektronische communicatie in principe verboden is, met enkele uitzonderingen. De belangrijkste is de toestemming van alle betrokkenen. Wie opneemt, informeert de deelnemers vooraf over het doel en over hoe lang de opname bewaard wordt. Zet het dus in de uitnodiging en vraag het bij de start opnieuw. Doe hetzelfde bij een gesprek aan tafel.

De AVG: zo weinig mogelijk, zo kort mogelijk

Een opname, een transcript en een verslag bevatten persoonsgegevens: stemmen, namen en wat iemand zei. De AVG vraagt dat je alleen verwerkt wat nodig is voor je doel (minimale gegevensverwerking) en het niet langer bewaart dan nodig. In de praktijk: neem alleen gesprekken op waar een verslag nut heeft, laat gesprekken over gezondheid of personeel erbuiten, en wis opnames zodra het verslag klaar is.

De notulist en de AI-dienst verwerken die gegevens in jouw opdracht. Dan zijn ze verwerker, en volgens de GBA is een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG) dan altijd verplicht. Vraag ze op, en kijk ook na of gegevens de Europese Economische Ruimte verlaten.

De AI-verordening: alleen als het echt van toepassing is

Sinds 2 augustus 2026 gelden de transparantieregels van artikel 50. Als gebruiker van een AI-systeem moet je mensen vooral informeren in twee gevallen: als het systeem emoties herkent, en als je deepfakes of AI-teksten publiceert om het publiek te informeren over zaken van algemeen belang, zonder dat een mens ze nalas. Een intern verslag van een klantgesprek valt daar normaal niet onder. Analyseert je notulist emoties uit stemmen of gezichten, dan moet je de deelnemers wel daarover informeren.

Zo begin je eraan

Begin klein, met de gesprekken waar een verslag het meeste oplevert: projectoverleg met klanten en eerste gesprekken met leads. Voor een adviesbureau is dat het verslag van elke workshop, voor een designbureau de briefing en elke feedbackronde.

1. Kies je diensten en vraag hun verwerkersovereenkomst op.
2. Zet een zin in je uitnodiging dat je het gesprek opneemt voor het verslag, en hoe lang je het bewaart.
3. Leg vast hoe een verslag eruitziet: welke blokken, hoe kort, in welke toon. Dat is de instructie voor de AI.
4. Spreek af wie nalezen doet. Wie het gesprek leidde, leest het verslag dezelfde dag na.

Veelgestelde vragen

Maxim Daels

Zaakvoerder van Aziri, dat software en advies levert aan bedrijven en zelf in projecten werkt, in regie en aan vaste prijs. Hippo is het platform dat Aziri daarvoor bouwde.