Onderhoudscontract voor een website: wat erin hoort en hoe je het prijst

Waarom een onderhoudscontract

De meeste web- en softwarebureaus leven van projecten. Een nieuwe website, een webshop, een app. Dat geeft pieken en dalen: de ene maand drie opleveringen, de volgende een stille pijplijn. Een onderhoudscontract voegt daar een laag onder die elke maand terugkomt.

Die terugkerende omzet maakt je bureau op drie manieren stabieler. Je weet aan het begin van de maand al welk deel van je loonkost gedekt is. Je kan iemand aanwerven zonder te wachten op de volgende grote opdracht. En je blijft in contact met je klant, zodat het volgende project vaak vanzelf bij jou terechtkomt.

Voor de klant is het even nuttig. Zijn site blijft veilig en snel, en hij weet bij wie hij terecht kan als er iets misloopt.

Wat erin hoort

Een onderhoudscontract is geen vage belofte om "de site in orde te houden". Het somt op wat je doet, hoe vaak en binnen welke tijd. Deze onderdelen komen bijna altijd terug:

• Updates van het CMS, de plugins en de serversoftware, met een test na elke update.
• Beveiliging: opvolgen van kwetsbaarheden, een geldig certificaat, sterke toegang voor beheerders.
• Back-ups, met hoe vaak, hoe lang je ze bewaart en hoe snel je een oude versie terugzet.
• Monitoring van de beschikbaarheid en de snelheid, met een melding als de site plat ligt.
• Kleine aanpassingen in een urenpot: een tekst, een foto, een extra veld in een formulier.
• Reactietijden per prioriteit. Een site die plat ligt is iets anders dan een tikfout.
• Wat erbuiten valt: nieuwe functies, een herontwerp, inhoud schrijven, problemen door wijzigingen van de klant zelf.

Dat laatste punt bespaart je de meeste discussies. Een duidelijke grens maakt het makkelijk om ja te zeggen tegen extra werk, met een prijs erbij.

Een maand onderhoud

Het hart van de meeste contracten is de urenpot. De klant betaalt een vast bedrag per maand, kwartaal of jaar, en daarin zit een aantal uren. Zo ziet een maand er dan uit:

Twee keuzes moet je vooraf maken. Wat gebeurt er met ongebruikte uren? Laat je ze onbeperkt doorschuiven, dan bouwt de klant over een paar jaar een berg uren op die hij in één maand kan opvragen. Een vervaltermijn van een of twee maanden houdt het werkbaar. En wat als de pot op is? Je kan je team laten stoppen tot de volgende maand, of verder werken en het verschil in regie aanrekenen. Hoe je kiest tussen regie, vaste prijs en een abonnement, lees je in regie of vaste prijs.

Formules en prijs

Veel bureaus bieden twee of drie formules aan. De klant kiest zelf hoeveel zekerheid hij wil, en jij hoeft niet elk contract opnieuw te onderhandelen. Een voorbeeld van een indeling:

Wat zo'n formule moet kosten, verschilt sterk per bureau en per site. Reken daarom van onderen naar boven: de uren in de pot maal je uurtarief, plus de tijd voor updates en back-ups, plus je kosten voor tools en monitoring, plus je marge. Bij 4 uur aan € 95 en € 60 aan vaste kosten kom je op € 440 per maand vóór marge. Hoe je dat uurtarief zelf berekent, lees je in ons artikel over het uurtarief.

Hosting apart of samen

Hosting en onderhoud zitten vaak in één pakket, maar het zijn twee verschillende dingen. Hosting is iets wat je doorverkoopt: je koopt servercapaciteit, een domein of een certificaat in en rekent het door met een marge. Onderhoud is werk dat je zelf levert.

Het loont om ze apart te houden in je administratie, ook als de klant één bedrag ziet. Stijgt de prijs van je hostingpartner, dan zie je meteen welke klanten het raakt. En verhuist een klant zijn site naar een eigen server, dan stop je de hosting zonder het onderhoud opnieuw te moeten berekenen.

Prijsherziening, looptijd en opzegging

Een onderhoudscontract loopt jaren. Je loonkosten stijgen in die tijd, dus je wil je prijs kunnen aanpassen. Let op hoe je dat formuleert. Artikel 57 van de wet van 30 maart 1976 verbiedt elke indexatie van prijzen in functie van de index der consumptieprijzen of van enig ander indexcijfer. Zo'n beding is van rechtswege nietig.

Wat wel mag, is een prijsherzieningsclausule die verwijst naar parameters die je reële kosten weergeven, voor maximaal 80 procent van de prijs. Voor een bureau is de grootste kost de loonkost. De sectorfederatie Agoria publiceert daarvoor referteloonkosten, met een aparte index Digital voor het paritair comité 200. Een herziening ziet er dan zo uit:

Spreek ook de looptijd af. Een jaar dat stilzwijgend verlengd wordt is gebruikelijk, met een opzegtermijn van bijvoorbeeld drie maanden voor het einde. Die opzegtermijn moet je dan wel echt vermelden.

Veelgestelde vragen

Maxim Daels

Zaakvoerder van Aziri, dat software en advies levert aan bedrijven en zelf in projecten werkt, in regie en aan vaste prijs. Hippo is het platform dat Aziri daarvoor bouwde.